offene Vakanzen

Da unsere Arbeit zu einem sehr grossen Teil aus freiwilligen HelferInnen ausgeführt wird, sind wir immer wieder auf Unterstützung angewiesen! Kontaktiere uns, wenn du uns in irgendeiner Form unterstützen möchtest! Wir zählen auf jede Mitarbeiten!

Sekretariat

Wir suchen per sofort oder so bald als möglich eine geeignete Kandidatin / ein geeigneter Kandidat für das Sekretariat vom Familien-Verein Urdorf (entgeltlich) mit folgendem Profil: 

  • Kaufmännische Grundausbildung und Berufserfahrung
  • Exakte und effiziente Arbeitsweise
  • Integrationsfähigkeit in das Vorstandsteam
  • Verständnis für „Sekretariat als Servicestelle für Vorstand“
  • Sachverständnis für die Ziele/den Zweck des Vereins
  • Kommunikationsstark (Telefondienst)
  • Rasche Auffassungsgabe
  • Flexibilität (insbesondere bezüglich Arbeitsintensität)
  • Selbständiges Arbeiten, Verlässlichkeit
  • Gewandtheit im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln (E-Mail)
  • Gewandtheit im Umgang mit Computer und Tabellenkalkulation/Textverarbeitung (z.B. Excel, Word)
  • Kreativität
  • Sicherheit in Sprache und Rechtschreibung 


Aufgaben

Administration

  • Pflege von Listen und Dokumenten (Vorlagen, Adresslisten, Belegungsplan, Putzplan und Benützungsreglement, Organigramm des Familienzentrums etc.)
  • Führen und Koordinieren des Veranstaltungskalenders, Halbjahresprogramm
  • Redaktionelle Arbeiten (Vereinszeitschrift Bürzelbaum), Anpassung der Mitgliederliste, 
  • Vorbereitung der Serienbriefe, Verpacken und Versand der Bürzelbäume
  • Bearbeiten von Beitrittserklärungen (administrative Aufgaben, Newsletter, Info an Finanzen)
  • Raumvermietung (Mietverträge und Rechnungen erstellen, Reinigung und Schlüsselübergabe organisieren, Vermietungskalender führen)
  • Jährliches GV-Protokoll verfassen
  • Pflege des Vereinsarchivs
  • Erfassung und Überwachung des eigenen Aufwands (mit der Möglichkeit, sich bei drohender Überlast oder bei Unklarheiten an die Administration wenden zu können)


Kontaktstelle gegen aussen

  • Telefondienst (wöchentlich ½ Tag telefonisch erreichbar sein, „Sprechstunde“)
  • E-Mailbox bewirtschaften
  • Postfach bewirtschaften, regelmässig Briefkasten im Familienzentrum leeren, bearbeiten, weiterleiten
  • Versendungen organisieren
  • Anfragen (telefonisch., E-Mail, Post) bearbeiten (beantworten, zumindest aber triagieren und weiterleiten)
  • Mitgliederwerbung (schriftlich)
  • Ansprechstelle für Raumvermietung Familienzentrum


Interne Unterstützung

  • Verfassen von Korrespondenz für Vorstandsmitglieder
  • Unterstützung der Vorstandsmitglieder und Arbeitsgruppen in administrativen Arbeiten/Büroaufgaben
  • Organisation HelferInnenessen
  • Mithilfe bei den Vorbereitungen der GV
  • Inhaltliche Pflege der Webseiten (diverse Publikationen)
  • Regelmässige Koordination mit Ressort Finanzen (insbesondere bez. Mitglieder: Ein-/Austritte, 
  • Mutationen, Mitgliedererfassung) 


Zeitliche Belastung: 

  • Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 6,5 Stunden 


Nähere Auskunft über die Stelle erteilt dir gerne: Stefan Kistler, 079 937 52 29